L'attività notarile, considerata dal punto di vista strettamente operativo, consiste nella trasposizione in testo scritto di dichiarazioni verbali. Il negozio giuridico, infatti, sul piano fattuale, consiste in dichiarazioni informali delle parti che il notaio "traduce" nell'atto pubblico. Un primo livello di quest'elaborazione consiste nell'applicazione delle regole della lingua scritta che danno al contenuto una veste genericamente documentaria; il secondo livello d'intervento conferisce al documento la struttura di atto pubblico mediante l'applicazione delle norme stabilite dal diritto e dalle regole della tradizione professionale notarile. L'attività del notaio consiste qui nel destrutturare le dichiarazioni delle parti isolandone i contenuti negoziali comuni, possibili, utili e leciti per comporli linguisticamente nell'atto pubblico, assumendo le responsabilità dell'operazione e del risultato. Di tale attività intellettuale, ai fini dell'informatizzazione, è stata considerata, in termini di operazioni e strumenti per realizzarle, la componente materiale evidenziando così:
A) le regole d'azione direttamente meccanizzabili perché spiegabili completamente mediante algoritmi delegabili all'automa;
B) le regole d'azione meccanizzabili sostitutive di quelle non algoritmiche con risultati operativi funzionalmente uguali a quelle tradizionali.
Non costituiscono "regole" utili per realizzare gli algoritmi necessari per la creazione del software le strutture del linguaggio naturale, le quali sfuggono a ogni tentativo esaustivo di spiegazione e ricostruzione di tipo algoritmico (come dimostra lo stato dell'arte in tema di traduzione automatica interlingua, tuttora oggetto d'interessante ricerca, dopo trent'anni di studio).
Pressoché totale invece il successo nell'informatizzazione delle "regole" della dattilografia del testo, come dimostrano i programmi di word processing.
Per quanto riguarda infine la notarizzazione del contenuto negoziale, che conferisce a questo le caratteristiche d'atto pubblico, lo stato attuale dell'informatizzazione dimostra come di alcune attività soltanto sono stati realizzati gli algoritmi e quindi il software, così che le modalità per la stesura degli atti notarili, anche nei sistemi a meccanizzazione più spinta, sono di interazione uomo/macchina, dove al notaio spetta la decisione delle situazioni non risolvibili con algoritmi. Ciò che comunque più interessa qui mettere in luce è il fatto che ogni situazione negoziale trova nell'atto pubblico la definitiva struttura testuale; quindi ogni problema di riproduzione anche informatizzata del contenuto del negozio trova nel testo dell'atto pubblico la sua soluzione definitiva e la lettura del titolo è essenziale ai fini della conoscenza legale, scopo della pubblicità.
In effetti, la norma che per tutti i sistemi della pubblicità legale prescrive per l'input dei dati l'atto pubblico, non sembra poter avere altra spiegazione razionale se non quella che l'ordinamento da un lato dispone, anche ai fini dell'opponibilità, che la conoscenza efficace delle intese negoziali non possa che derivare, per le parti come per i terzi, dalle risultanze dell'atto notarile, dall'altro richiede che la nota contenga solo dati presenti nel titolo.
Ora la nota è nata, come la storia dell'istituto dimostra, per evidenziare i dati identificativi (indicizzazione) del titolo nell'archivio, ai fini della ricerca del titolo stesso (dati di indirizzo) ed è il risultato di un processo di destrutturazione del contenuto del titolo e di ristrutturazione di alcuni elementi di questo in una struttura linguistico/documentaria nuova, senza che il processo abbia un responsabile (l'autore della nota non è, oggi, necessariamente il notaio autore del titolo). Qualunque destrutturazione/ristrutturazione delle componenti informative portate dall'atto pubblico, implicando, come è evidente, conseguenze semantiche sui contenuti negoziali, non può essere neutra quanto agli effetti informativo/semantici del contenuto negoziale. La modificazione della tecnologia, sia per la gestione dell'archivio che nel la confezione dell'atto pubblico, ha reso superflua la nota per l'indicizzazione del titolo, dato che l'informatizzazione dello studio notarile e dell'Ufficio del Registro permette l'identificazione automatica delle componenti del titolo che costituiscono la nota mediante opportune integrazioni software fra i due sistemi.
Gli atti soggetti alla pubblicità legale dunque non solo contengono, con i dati informativi, anche i dati d'indirizzo, ma questi ultimi sono identificabili meccanicamente all'interno di ciascun atto. Consegue che se le righe del testo del titolo fossero numerate e fossero quindi esattamente identificabili i luoghi testuali dove compaiono i dati d'indirizzo (cioè quelli che oggi la nota deve contenere), la "trascrizione" degli atti modificativi (quelli successivi all'atto costitutivo) potrebbe consistere nell'indicazione delle righe da aggiungere o/e da togliere e dalle istruzioni di taglia/incolla, presenti, come ormai tutti sanno, in ogni programma di WP.
Un software ad hoc potrebbe permettere, ove richiesto, il ripristino del testo originario con evidenziazione della data delle modifiche. Se con il Registro delle Imprese la pubblicità societaria ha assunto un nuovo ruolo pubblicistico, può essere che a questi nuovi fini non sia essenziale la lettura integrale del titolo, ma l'esigenza di attendibilità dei dati, a maggior ragione, richiede la provenienza degli stessi da fonte intrinsecamente sicura, identica a quella dalla quale vengono ricavati, come si è visto, i dati ai fini civilistici.
Ma se i dati che il Registro deve rendere accessibili ai fini pubblicistici non sono presenti nel titolo, che essi risultino dalla sola nota contraddice quanto osservato in tema di garanzia d'attendibilità del dato (l'autore della nota non è il notaio) o postula che la norma del Registro imponga la presenza di quei dati nell'atto pubblico.