di
Fermo Valsecchi
Un compito tradizionalmente
svolto dalle biblioteche, ma che si caratterizza per una maggiore integrabilita'
con il sistema economico.
La
disciplina della documentazione, nel proporre metodologie e tecniche per
il reperimento, il trattamento e la diffusione dell’informazione, si fa
erede di un compito tradizionalmente svolto dalle biblioteche, che in passato
erano l’unico filtro esistente tra il mare magnum di una conoscenza veicolata
prevalentemente attraverso i libri e un ristretto numero di eruditi. La
necessità di reperire informazioni si è poi allargata ad
altre realtà: aziende, enti pubblici e privati, istituzioni accademiche
e di ricerca. Tale mutamento ha visto in primo piano biblioteche, centri
di documentazione e strutture che, differenziandosi tra loro per entità,
per tipo di utenza e per modalità operative, sono accomunate dallo
svolgere un compito di intermediazione dell’informazione a supporto dei
ricercatori e degli organi decisionali delle aziende. Il fenomeno si è
affermato parallelamente al modificarsi delle tradizionali biblioteche,
che ormai da tempo hanno accentuato il proprio ruolo di servizio all’utenza,
perdendo definitivamente quel connotato negativo che le relegava a luogo
della conservazione, a deposito polveroso di materiale cartaceo spesso
inutilizzato. Ad esse è stata così riconosciuta un’importante
funzione di servizio per l’accesso alle fonti informative sui più
diversi supporti, nella banche dati e sulle reti, da parte di un’utenza
dai bisogni e dagli interessi definiti.
Nei paesi latini spesso
le biblioteche non hanno saputo percorrere adeguatamente questo indirizzo,
teso a valorizzare tutte quelle realtà per le quali la conoscenza
scientifica e specialistica si è rivelata una risorsa strategica.
Questa incapacità del bibliotecario di sfuggire da un ruolo che
lo vede relegato nelle public libraries e nelle grosse biblioteche di conservazione,
ha spianato la strada al documentalista e a strutture di centri, uffici,
servizi di documentazione.
Bibliotecari specializzati
e documentalisti svolgono quindi, in contesti diversi, funzioni analoghe
e la distinzione tra le due figure diviene spesso una disquisizione puramente
nominalistica, per cui talvolta i centri di documentazione sono assimilati
alla biblioteche speciali, ove la "specialità" risiede nella modalità
del trattamento del materiale documentario, in altri casi invece si preferisce
sottolinearne la differenza, anche quando si tratti di biblioteche specializzate
rivolte a settori non tradizionali del sapere, come quello tecnico e scientifico.
Una cosa però accomuna
entrambe queste realtà, il fatto di essere riconducibili al più
vasto panorama dell’informazione, di cui fanno parte produttori (editori,
banche dati, ...), distributori, biblioteche, servizi di informazione,
tanto che l’oggetto della documentazione, ormai da molto tempo, non è
più il documento ma l’informazione, e spesso si preferisce accostare
i due termini nell’espressione "Informazione & Documentazione".
UN DIVERSO MODO
DI OPERARE
La scienza dell’informazione
costituisce quindi la cornice teorica entro cui operano i documentalisti
ed è possibile riconoscere una precisa peculiarità alla documentazione,
che si distingue dall’attività di biblioteca oltre che per la specificità
dell’utenza, anche per un concreto modo di operare:
1) Nell’ambito della sua
attività il documentalista tiene conto della catena documentaria
(acquisizione, trattamento, indicizzazione, diffusione dell’informazione).
Anche se il documento elettronico ha portato con sé la perdita del
supporto fisico, e la possibilità di fare documentazione senza necessariamente
possedere materialmente i documenti, l’esigenza di reperire, indicizzare
e catalogare rimane inalterata.
2) L’ informazione offerta
si qualifica sempre più con un forte grado di strutturazione, un’informazione
che non è mai isolata e allo stato grezzo, ma è analizzata,
trattata, rielaborata, attraverso attività di editing e repackaging
(elenchi di bibliografie ragionate, reports, dossier, sintesi e bollettini
di abstracts, ...). L’attività del documentalista tende a caratterizzarsi
quindi con una particolare accentuazione dell’elemento produttivo-editoriale,
di creazione di nuova informazione per particolari categorie di utenti.
3) Spesso e sempre più
l’attività di documentazione si qualifica come attività tesa
a fornire "valore aggiunto". Il documentalista possiede per lo più
una competenza specifica nel settore in cui si trova ad operare e la sua
attività può essere considerata come una sorta di consulenza
mirata alla soluzione di un singolo problema pratico più che una
semplice fornitura di documenti. La logica cui presiede questo operare
è quindi quella di offrire l’informazione e la documentazione disponibile
su un determinato argomento per le esigenze di una specifica utenza.
La funzione documentaria
è, in forme sempre più diversificate, presente all’interno
di imprese, istituzioni accademiche e di ricerca, enti pubblici e associazioni
non profit. Si tratta di una variegata gamma di strutture: biblioteche,
uffici documentazione, società di servizi e di consulenza, ma anche
singoli documentalisti, esperti di sistemi informativi, di competitive
intelligence, editori.
Il ruolo determinante
dell’informazione e della documentazione economica nell’area milanese e
lombarda e più in generale per l’impresa su tutto il territorio
nazionale era emerso già in passato in precedenti indagini dell’AIRI
e dell’AIM, tese a considerare soprattutto la documentazione interna ad
aziende ed enti. A queste ricerche si aggiungono iniziative più
recenti del CNR che, attraverso un proprio Istituto di Studi sulla Ricerca
e la Documentazione Scientifica (ISRDS) svolge attualmente una funzione
di studio e di propulsione per la diffusione dell’informazione e della
documentazione nella ricerca e nel sistema delle imprese, spesso congiuntamente
all’Associazione Italiana per la Documentazione Avanzata (AIDA). Particolarmente
consistente è poi la presenza nel dibattito interno alla disciplina
del gruppo di documentalisti dell’Industria farmaceutica (GIDIF - RBM),
e di operatori privati che si occupano di formazione e consulenza.
Assai sviluppato è
il ruolo del documentalista e dei centri di documentazione in area francese,
in cui agisce un’associazione di documentalisti, l’ADBS, oppure in Inghilterra,
ove l’associazione di categoria è l’ ASLIB. Tutte queste realtà
fanno capo alla Federazione Internazionale di Documentazione (FID), che
si propone come una sorta di ponte tra la tradizione storica della documentazione,
iniziata negli ultimi anni del secolo scorso, e gli sviluppi più
recenti, che individuano nell’informazione la principale risorsa delle
moderne società, proponendo iniziative di coordinamento e di promozione
di infrastrutture informative globali.
UNA SPECIFICA
DELLA DOCUMENTAZIONE
Da anni la Camera di Commercio
di Milano e le Aziende Speciali dell’ente camerale milanese sono all’avanguardia
nella fornitura di servizi di business information, riguardanti l’internazionalizzazione
d’impresa, la formazione, i brevetti, il finanziamento agevolato. Tenendo
conto di questa realtà è comunque possibile individuare una
specificità della documentazione, cui fa riferimento, per esempio,
l’attività dell’Ufficio biblioteca e documentazione della Camera,
che fra l’altro produce dossier e rassegne stampa su argomenti di carattere
legislativo, economico, istituzionale e su tutte le materie di interesse
camerale inerenti il sistema delle imprese. Un dato significativo da tenere
in attenta considerazione, sia a livello nazionale che locale, è
il crescente interesse per le attività di coordinamento bibliotecario,
rese possibili dall’evoluzione della tecnologia e dal riconoscimento della
centralità dell’informazione nell’ambito della ricerca e dello sviluppo
(dal Sistema Bibliotecario Nazionale al Sistema Bibliotecario Biomedico
Lombardo, al progetto Milano Biblioteca del 2000, oppure alla creazione
di cataloghi partecipati delle biblioteche). Da questo punto di vista,
rispetto alla realtà delle biblioteche, la documentazione, oltre
ad essere la più direttamente integrabile al sistema economico,
è certamente la realtà meno conosciuta perché più
frammentata e meno istituzionalizzata. In questo senso la proposta di un’indagine
sullo stato della documentazione nell’area milanese si propone come strumento
conoscitivo di una realtà molto composita e in continua evoluzione,
in cui manca spesso una conoscenza reciproca, presupposto di ogni forma
di coordinamento, reso ancor più auspicabile dallo sviluppo delle
reti. Essa è rivolta non solo a far chiarezza sul patrimonio documentale
presente nell’area milanese, ma anche e soprattutto a identificare i servizi
e le modalità attraverso cui si muove oggi la documentazione riguardante
l’impresa e la ricerca in settori di interesse camerale.
LE NUOVE TECNOLOGIE
Rispetto al passato, in
cui la presenza fisica dei documenti svolgeva un ruolo centrale, un ruolo
chiave nell’evolversi della documentazione è svolto dalle nuove
tecnologie, il cui impatto sulle biblioteche è al centro di un acceso
dibattito. La novità principale è l’emergere di un nuovo
tipo di documento, quello elettronico: giornali online, newsgroup, prodotti
multimediali e altro ancora. La mole sterminata di materiali rinvenibile
in rete non può essere considerata alternativa rispetto alla carta
e il centro di documentazione si troverà a dover gestire entrambi
questi supporti. La stessa Internet, da molti paragonata ad un’immensa
biblioteca virtuale, in realtà non può essere definita tale,
per la volatilità, la non controllabilità e la mancanza di
una efficace organizzazione dei contenuti su di essa reperibili. Altra
grossa innovazione è data dalle nuove modalità di distribuzione
dell’informazione attraverso reti locali, Intranet, Extranet, e dalle molteplici
possibilità offerte dalle tecnologie per la condivisione delle risorse.
Molte parole si sono spese
per decretare la fine delle biblioteche e della documentazione, rese obsolete
dalla tecnologia telematica, adducendo fenomeni di disintermediazione che
presuppongono un rapporto diretto e non mediato fra l’utente finale e l’informazione.
Previsione affrettata, se si pensa a come le tecnologie hanno prodotto
una nuova schiavitù, quella dell’information overload, di quella
sovrabbondanza che non permette di distinguere ciò che è
utile da ciò che invece non può essere utilizzato. Eccesso
di informazioni ed eccesso di intermediazione, se si pensa ancora a come
si moltiplichino offerte commerciali di soluzioni "chiavi in mano" per
l’acquisizione delle informazioni, cui si aggiunge, a raffreddare le acque
degli entusiasmi tecnologici, la costatazione che il tempo destinato alla
ricerca di informazioni su Internet è spesso eccessivo e causa di
stress. In passato il compito del documentalista era quello di acquisire,
organizzare e trattare la documentazione. Oggi, biblioteche e centri di
documentazione, in una prospettiva non molto diversa da quella di ieri,
si trovano nelle maggiori aziende a lavorare da vicino con esperti di reti
per la "gestione delle conoscenze".
È innegabile che
lo sviluppo delle reti ha portato con sé nuovi sistemi informativi
e documentali alternativi ai tradizionali centri di documentazione. È
il caso dell’impegno sempre più consistente di editori, distributori,
host commerciali che offrono soluzioni integrate per la gestione delle
informazioni elettroniche, tramite servizi di alerting, strumenti di indicizzazione
automatica, creazione di profili personalizzati che permettono di fornire
al singolo utente tutta l’informazione elettronica personalizzata disponibile
in base ad esigenze prestabilite. L’utente potrà così avere
su un’unica schermata del proprio computer le news di proprio interesse,
un virtual reference desk con tutti i siti interessanti per il proprio
lavoro, enciclopedie e dizionari su Cdrom.
INFORMAZIONE E
CONOSCIENZA
La gestione dell’ Informazione
& Documentazione nelle aziende rispetto a qualche anno fa è
indubbiamente mutata, variando da un massimo di esternalizzazione, per
cui ci si affida totalmente a broker o a società specializzate che
forniscono pacchetti informativi selettivi e aggiornati su profili di interesse,
a una gestione dall’interno, attraverso l’individuazione di strutture che,
eredi dei tradizionali centri di documentazione e agendo in stretto contatto
con il settore informatico, operano per un’efficace gestione delle conoscenze
(knowledge management). Se in passato la parola chiave era "informazione",
oggi si tende a sottolineare la differenza esistente tra informazione,
che ha un carattere di puntualità e conoscenza, data da un’informazione
strutturata e contestualizzata nelle specifica situazione, un’informazione
utile in un certo momento per risolvere un problema specifico.
I compiti di queste nuove
realtà, centri di documentazione del futuro, e in molti casi già
attive nel presente, sono tutte riconducibili alle tradizionali attività
di gestione dell’informazione.
I compiti del documentalista/bibliotecario,
vero e proprio "esperto di organizzazione delle conoscenze", possono essere
in questo senso così definiti:
- preparazione di dossier
in risposta a richieste delle funzioni di staff su specifiche informazioni;
- individuazione e recupero
di informazione e ricerca di documentazione grigia;
- creazione di valore aggiunto
attraverso editing e packaging dell’informazione;
- creazione di cataloghi
elettronici e virtual reference desk con legami ipertestuali, da rendere
disponibile nelle Intranet;
- gestione delle conoscenze
tramite la creazione e l’implemetazione nel sistema informatico di documenti;
- creazione di banche dati
per specifiche esigenze interne.
Tali attività, in
linea con la tradizionale attività dei documentalisti e con la loro
vocazione all’intermediazione dell’informazione, vanno ad aggiungersi ad
un’ulteriore tendenza in atto a livello di impresa, che conduce ad una
gestione congiunta della documentazione esogena, raccolta all’esterno dell’ente,
e della documentazione archivistica, ossia di tutti quei documenti che
vengono prodotti e conservati per le finalità istituzionali dell’ente.
Document management e records management, archivistica e documentazione,
in un’ottica in cui, grazie all’evoluzione delle tecnologie informatiche,
la biblioteca, l’archivio e il centro di documentazione tendono sempre
più ad integrarsi e a disegnare un complesso panorama in cui la
centralità dell’informazione e della conoscenza attribuisce alla
documentazione un ruolo tutt’altro che secondario anche se poco conosciuto.
